Iedereen die bij jouw dansschool in DanceAdmin werkt, heeft een eigen login. Zoveel als je wilt, zonder meerprijs. Als beheerder bepaal je zelf wat iemand mag. Zo kan een medewerker op kantoor cursisten inschrijven en aanmeldingen verwerken, zonder je omzet en betalingen te zien.
Waar regel je dit?
Onder Instellingen > Gebruikers. Die pagina zien alleen beheerders. Je ziet daar iedereen die bij jouw school kan inloggen, met de rol en de status.
De drie rollen
| Rol | Wat mag deze gebruiker? |
|---|---|
| Beheerder | Alles, ook gebruikers toevoegen en hun rechten instellen. |
| Medewerker | Alleen de onderdelen die je aanzet (zie hieronder). |
| Docent | Alleen de eigen lessen: rooster, presentie en inhalers. Lees meer in DanceAdmin Docent. |
Wat zet je aan bij een medewerker?
Bij de rol Medewerker zet je per onderdeel een schakelaar aan of uit:
- Administratie: cursisten en inschrijvingen, lesrooster en agenda, evenementen en tickets, overzichten, exporteren.
- Online: aanmeldingen.
- Financieel: bedragen en omzet zien, betalingen, facturen van DanceAdmin.
- Instellingen: basisgegevens (perioden, locaties, cursussen, docenten, labels, kortingscodes en abonnementsvormen) en schoolgegevens.
Wat iemand niet mag, verdwijnt uit het menu en van het dashboard. Ook met een link of een opgeslagen bladwijzer komt diegene er niet in.
Werken zonder financiële gegevens
Staat bedragen en omzet zien uit, dan ziet de medewerker geen bedragen: niet wat iemand betaald heeft, niet wat er nog openstaat, geen kortingen en geen omzet. Ook in exports en PDF's vallen die kolommen weg. Wel blijft zichtbaar of er betaald is (bijvoorbeeld "openstaand"), want dat is nodig om een aanmelding te verwerken of bij de deur tickets te controleren. Lesprijzen en ticketprijzen blijven ook zichtbaar; die staan toch al op je website.
Een gebruiker toevoegen
- Ga naar Instellingen > Gebruikers en klik op gebruiker toevoegen.
- Vul de naam en het e-mailadres in. Met dat e-mailadres logt de gebruiker in.
- Kies op het tabblad Rol en rechten de rol, en bij een medewerker de onderdelen die aan moeten.
- Klik op Aanmaken.
Een wachtwoord vul je niet in: dat kiest de gebruiker zelf. Laat de nieuwe gebruiker op my.danceadmin.com op Wachtwoord vergeten? klikken en het e-mailadres invullen. Er komt een code per mail, en daarmee stelt de gebruiker een eigen wachtwoord in. Zo weet niemand anders het wachtwoord. Tot die tijd staat er in de lijst nog geen wachtwoord.
Goed om te weten
- Wijzigingen gelden meteen. Zet je een onderdeel aan of uit, dan ziet de gebruiker dat bij de volgende klik, zonder opnieuw in te loggen.
- Er blijft altijd een beheerder. De laatste actieve beheerder kun je geen andere rol geven en niet uitzetten.
- Je eigen rol wijzig je niet zelf. Dat doet een andere beheerder, zodat je jezelf nooit per ongeluk buitensluit.
- Iemand stopt? Zet de gebruiker op inactief of archiveer de gebruiker. Daarna kan die niet meer inloggen.
- Je eigen gegevens (naam, e-mail, taal en wachtwoord) wijzig je rechtsboven onder je naam, bij Mijn profiel.