Aanmeldingen verwerken

Meldt iemand zich aan via het aanmeldformulier op je website, dan komt dat binnen als aanmelding. Zo'n aanmelding is nog geen cursist en nog geen inschrijving: jij controleert hem en verwerkt hem met één klik tot cursist, inschrijving en betaling. Zo voorkom je dubbele cursisten en houd je zelf de regie over wie waar in de les komt.

Waar vind je nieuwe aanmeldingen?

In het menu onder Online > Aanmeldingen. Het getal naast Aanmeldingen is het aantal nieuwe aanmeldingen die nog niemand geopend heeft. De lijst toont de nieuwste bovenaan, met in de kolom status hoe ver elke aanmelding is:

Zo verwerk je een aanmelding

Open de aanmelding. Je loopt van links naar rechts door de tabbladen met Volgende. Wat je onderweg kiest, wordt bij elke stap bewaard, dus je kunt tussendoor stoppen en later verdergaan.

1. Cursist

DanceAdmin zoekt of deze persoon al cursist bij je is, op e-mailadres, naam of cursistnummer. Bij Gevonden cursist staat dan de best passende cursist al gekozen.

• Klopt de gevonden cursist? Laat hem staan. Met Gegevens vergelijken zie je de gegevens uit de aanmelding naast die van de cursist en kies je per veld wat je wilt houden, bijvoorbeeld een nieuw adres of telefoonnummer.
• Is het iemand anders, of is er niets gevonden? Kies dit is een nieuwe cursist. De ingevulde gegevens worden dan overgenomen in een nieuwe cursist, met het volgende cursistnummer. Je kunt ze hier eerst nog verbeteren, bijvoorbeeld een naam zonder hoofdletter.

2. Danspartner

Dit tabblad zie je alleen als iemand zich samen met een danspartner heeft aangemeld. Het werkt hetzelfde als bij de cursist. Wordt de danspartner een nieuwe cursist, dan worden de twee automatisch elkaars danspartner.

3. Betaling

Hier zie je de betaalmethode, het lesgeld, of er online betaald is en welke kortingscode er is gebruikt. Je hoeft hier niets te doen; het is ter controle. Staat de betaling nog op open, wacht dan even met verwerken tot de betaling binnen is.

4. Inschrijving

1. Controleer de les waarvoor iemand zich heeft aangemeld (periode, locatie, cursus en tijdstip). Je kunt hier ook een andere les kiezen. Rechts bij Lesinformatie zie je hoeveel plekken er zijn en hoeveel er al ingeschreven of reserve staan.
2. Kies de inschrijfstatus: ingeschreven, of reserve als de les vol is.
3. Zet eventueel een notitie bij de inschrijving.
4. Klik op Inschrijven.

Wat gebeurt er als je op Inschrijven klikt?

• Een nieuwe cursist wordt aangemaakt, of de gekozen bestaande cursist wordt gebruikt. Bij een danspartner geldt hetzelfde voor de partner.
• Iedereen krijgt een inschrijving voor de les, met het lesgeld uit de aanmelding.
• Is er online betaald, dan wordt de betaling geboekt bij de inschrijving. Bij twee personen staat het lesgeld bij de cursist en de rest van het betaalde bedrag bij de danspartner.
• Is er een kortingscode gebruikt, dan komt de korting als aparte regel bij de betalingen.

Dit gebeurt in één keer: lukt er iets niet, bijvoorbeeld omdat er geen les is gekozen, dan wordt er niets aangemaakt en zie je bovenaan het tabblad wat er mist. Een aanmelding kun je maar één keer verwerken, zodat er nooit dubbele inschrijvingen of betalingen ontstaan.

Goed om te weten

• Verwijderen kan alleen bij een aanmelding die nog niet verwerkt is en waar geen betaling bij hoort, ook geen betaling die nog loopt. Handig voor een testaanmelding of iemand die zich per ongeluk twee keer heeft aangemeld.
• Oude aanmeldingen: de lijst toont standaard de aanmeldingen voor de lopende periodes. Met het filter voor de periode zie je ook oudere.
• Labels op een aanmelding gaan niet mee naar de cursist of de inschrijving. Lees meer in Werken met labels.
• Het aanmeldformulier zelf zet je op je website zoals beschreven in Lesrooster, evenementen en aanmelden op je website.