Bij elke inschrijving houdt DanceAdmin bij wat de cursist moet betalen, wat er al betaald is en wat er nog openstaat. Online betalingen komen er vanzelf in; contant, per bank of pin boek je zelf. Hoe vollediger je boekt, hoe beter je overzichten kloppen, en dat is ook belangrijk als je cursisten in Mijn dansschool hun openstaande bedrag laat zien.
Wat staat er nog open?
Open een inschrijving. In het blok Financiële informatie zie je:
- Kosten: het lesgeld van de les;
- Toeslag en Korting, als die er zijn;
- Betaald: wat er ontvangen is, min terugbetalingen;
- Openstaand: rood als er nog iets betaald moet worden, groen bij precies nul, oranje als er te veel betaald is.
De som is eenvoudig: openstaand = lesgeld + toeslag − korting − betaald.
In de lijst Inschrijvingen zie je hetzelfde in de kolom Restant: een groen vinkje als alles betaald is, een rood bedrag als er nog iets openstaat. Met het filter Openstaand zie je alleen wie nog moet betalen, met het totaal onderaan.
Een betaling boeken
- Open de inschrijving en klik in het blok Financiële informatie op Betaling toevoegen. Of open de cursist, tabblad Betalingen.
- Kies de inschrijving (bij de cursist), de betaaldatum (standaard vandaag), het bedrag en de betaalmethode.
- Laat de omschrijving leeg, dan zet DanceAdmin er de cursus, dag en periode in. Klik op Aanmaken.
Onder de velden zie je meteen wat de inschrijving kost, wat er betaald is en wat er openstaat, zodat je ziet of je bedrag klopt.
Korting, toeslag en terugbetalen
Korting, toeslagen en terugbetalingen boek je ook als betaling, met een eigen betaalmethode:
| Betaalmethode | Wat het doet |
|---|---|
| Korting, Kortingscode, Cadeaubon | Verlaagt wat de cursist moet betalen (het is geen geld dat binnenkomt) |
| Toeslag | Verhoogt wat de cursist moet betalen, bijvoorbeeld voor lesmateriaal |
| Terugbetaling, Stornering | Geld dat terug is gegaan. Je vult gewoon een positief bedrag in; DanceAdmin trekt het er zelf af |
Zie je een betaalmethode niet in de lijst? Voeg hem dan eerst toe onder Instellingen > Schoolgegevens > Betaalmethoden. Een kortingscode die iemand online gebruikte, boekt DanceAdmin zelf als Kortingscode zodra je de aanmelding verwerkt.
Alle betalingen bekijken
In het menu Betalingen zie je alle betalingen van de gekozen periode, met filters op locatie, cursus, dag en betaalmethode. Filter je op één betaalmethode, dan zie je onderaan het totaal. Terugbetalingen staan in rood met een min.
Overzichten
Via het menu ☰ op de pagina Betalingen, of op de pagina Overzichten:
- Openstaande betalingen (PDF): wie moet er nog betalen, met telefoon en e-mail om na te bellen. Ook te openen vanuit de lijst Inschrijvingen, dan met je filters (bijvoorbeeld een label) erbij.
- Financieel overzicht (PDF): wat moet er binnenkomen, wat is ontvangen en wat staat nog open, met de ontvangsten per betaalmethode en de kortingen.
- Ontvangsten per kwartaal (PDF): per maand lesgeld, terugbetalingen en tickets, met de btw. Handig voor je btw-aangifte, maar geen vervanging van je boekhouding. De btw-percentages stel je in onder Schoolgegevens > Betaling.
- Totalen per betaalmethode: hoeveel er binnenkwam via iDEAL, incasso, contant of pin.
- Exporteren naar Excel: alle betalingen met de gegevens van cursist en les.
Wie mag wat?
Onder Instellingen > Gebruikers bepaal je per medewerker of hij betalingen mag boeken, bedragen en omzet mag zien, de overzichten mag openen en mag exporteren. Wie geen bedragen mag zien, ziet in de lijst Inschrijvingen alleen openstaand of een vinkje, zonder bedragen. Lees meer in Gebruikers, rollen en rechten.
Goed om te weten
- Online betalingen staan eerst bij de aanmelding. Ze komen in Betalingen zodra je de aanmelding verwerkt en de cursist inschrijft. Betalingen uit Mijn dansschool komen er meteen in. Lees meer in Online betalen met Mollie en Aanmeldingen verwerken.
- Te veel betaald? Dan zie je een groen + bedrag bij de inschrijving. Boek een terugbetaling, of laat het staan als tegoed.